“El Archivo Municipal lo constituyen el conjunto  organizado  de  documentos  producidos  y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus competencias, para ponerlo al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura”. De  la defnición anterior se desprende que podemos considerar como documentos constitutivos del Archivo Municipal todos los generados y recibidos por el Ayuntamiento desde su creación hasta la actualidad, en cualquier soporte,  incluyendo  los que aún no han terminado su tramitación y se conservan en las distintas unidades administrativas.

No obstante la palabra Archivo tiene una segunda acepción, ya que también se llama Archivo al edificio que lo contiene y que se puede defnir como “el lugar donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los documentos para los fnes anteriormente mencionados”.

Sin  embargo, puede pasar que existan estas dos realidades  –  conjunto de documentos  y  lugar donde se guardan -  y no por ello exista el Archivo. En efecto, para  que  un  archivo merezca  ese  nombre  debe  de tener lo que se considera su columna vertebral: la organización.  Es por ello que hemos defnido el archivo como “conjunto organizado”  y es precisamente  la organización  lo que le da carta de naturaleza al proporcionarle una estructura lógica al fondo documental y  facilitar  la  localización  de  los  documentos  para  su posterior utilización.